為了加快學(xué)院檔案數(shù)字化建設(shè)，現(xiàn)對(duì)“海南外國(guó)語職業(yè)學(xué)院檔案數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目”方案公開征集，誠(chéng)邀符合資格條件的機(jī)構(gòu)參加報(bào)名。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)公告如下：

一、項(xiàng)目概況

（一）項(xiàng)目名稱：海南外國(guó)語職業(yè)學(xué)院檔案數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目方案征集

（二）項(xiàng)目預(yù)算：60萬元（包含項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)費(fèi)，項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)費(fèi)不超1.5萬元）

（三）項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、功能要求

1.主要建設(shè)內(nèi)容：主要包括（文書、教學(xué)、基建）材料整理歸檔、檔案數(shù)字化制作、檔案管理系統(tǒng)、服務(wù)器和專用檔案盒等需求。教學(xué)類檔案：現(xiàn)有檔案約820盒，每盒約400頁(yè)，其中有單面、雙面頁(yè)數(shù)，共計(jì)約328000頁(yè)，需要數(shù)字化、著錄條目、裝訂裝盒、掛接到檔案管理系統(tǒng)。文書類檔案：現(xiàn)有檔案約20000件，每件約8頁(yè)，共計(jì)約160000頁(yè)，需要數(shù)字化、著錄條目、裝訂裝盒、掛接到檔案管理系統(tǒng)?；悪n案：約430盒，每盒約288頁(yè)，共計(jì)約123840頁(yè)，基建圖紙約1400張，其中有A3、A1、A0不同幅面，基建類檔案需要整理歸檔、數(shù)字化、著錄條目、裝訂裝盒、掛接到檔案管理系統(tǒng)。其它檔案：其它材料約50盒，共計(jì)約4000頁(yè)，需要整理歸檔、數(shù)字化、著錄條目、裝訂裝盒、掛接到檔案管理系統(tǒng)。存儲(chǔ)服務(wù)器：1個(gè)，檔案管理系統(tǒng)：1個(gè)，專用檔案盒800個(gè)。

2.歸檔整理工作：對(duì)材料進(jìn)行分類、整理、編碼、編目、檔號(hào)章加蓋、錄入裝訂裝盒等工作。

3.檔案數(shù)字化制作：根據(jù)原始實(shí)體檔案情況分別進(jìn)行目錄擬寫、著錄，錄入計(jì)算機(jī)形成電子目錄，建立對(duì)應(yīng)圖像數(shù)據(jù)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，并與檔案圖像數(shù)據(jù)掛接建立對(duì)應(yīng)關(guān)系，按檔案編定的次序逐件逐頁(yè)拆卷后使用掃描儀進(jìn)行掃描，形成與檔案實(shí)體實(shí)際頁(yè)面一一對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像，再進(jìn)行數(shù)據(jù)審核和備份。

4.檔案管理系統(tǒng)：按照國(guó)家檔案局《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》文件要求，具有檔案接收、整理、保存價(jià)值鑒定、編研、歸檔入庫(kù)、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、銷毀、審批、催還、導(dǎo)入導(dǎo)出等功能，且符合國(guó)家檔案局認(rèn)可的軟件。

5.硬件

(1)服務(wù)器基本要求

（2）掃描設(shè)備

(3)移動(dòng)存儲(chǔ)和其他設(shè)備

6.專業(yè)檔案盒：采用國(guó)標(biāo)無酸牛皮紙制作

二、參與征集單位的資格要求及需要提供的資料

（一）資格要求

1.參與征集的單位必須具有獨(dú)立法人資格、具有工商管理部門核發(fā)的有效營(yíng)業(yè)執(zhí)照，業(yè)務(wù)范圍必須包括檔案數(shù)字化加工類項(xiàng)目、有參加過類似設(shè)計(jì)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，具有數(shù)字化加工資質(zhì)《國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)》乙及或以上資質(zhì)；

2.提供近三年在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒有重大違法記錄書面聲明、未發(fā)生過檔案安全事故、泄密事件、無非法獲取或非法持有檔案、國(guó)家秘密載體等行為記錄；

3.具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)制度、具有依法納稅和社會(huì)保障資金的良好記錄；

（二）報(bào)名資料

1.營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件和無重大違法記錄聲明

2.公司資質(zhì)及簡(jiǎn)介

3.公司法人證書或委托書

4.項(xiàng)目實(shí)施方案（包含不公開、涉密材料方案）

5.項(xiàng)目報(bào)價(jià)單獨(dú)密封（報(bào)價(jià)包含項(xiàng)目預(yù)算明細(xì)報(bào)價(jià)與設(shè)計(jì)費(fèi)用報(bào)價(jià)兩部分，總報(bào)價(jià)超出該項(xiàng)目預(yù)算60萬元為無效方案，其中設(shè)計(jì)費(fèi)用不超1.5萬元）

6.業(yè)績(jī)材料及佐證材料（近三年完成的項(xiàng)目案例中包含案例、合同復(fù)印件）

7.最近三個(gè)月完稅證明

8.承諾函

所有提交材料必須清晰明了，材料不清晰和未按照要求裝訂視為無條件放棄報(bào)名資格。文件需加蓋單位公章，報(bào)名單位對(duì)所提供的所有資料真實(shí)性負(fù)責(zé)，提供虛假材料視為無條件自動(dòng)放棄參與資格

三、提交材料裝訂順序（要求將全部材料A4幅面裝訂成冊(cè)一式三份）

（一）材料目錄

（二）公司資質(zhì)及簡(jiǎn)介

（三）公司法人證書或委托書

（四）單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件和無重大違法記錄聲明

（五）最近三個(gè)月完稅證明

（六）業(yè)績(jī)材料及佐證材料（近三年完成的項(xiàng)目案例中包含案例、合同復(fù)印件）

（七）項(xiàng)目實(shí)施方案

（八）項(xiàng)目報(bào)價(jià)（單獨(dú)密封，報(bào)價(jià)包含項(xiàng)目預(yù)算明細(xì)報(bào)價(jià)與設(shè)計(jì)費(fèi)用報(bào)價(jià)兩部分，總報(bào)價(jià)超出該項(xiàng)目預(yù)算60萬元為無效方案，其中設(shè)計(jì)費(fèi)用不超1.5萬元）

（九）承諾函

四、征集方案要求

（一）提供完整準(zhǔn)確的項(xiàng)目可行性方案和報(bào)價(jià)方案（包括軟硬件開發(fā)模塊報(bào)價(jià)、數(shù)據(jù)服務(wù)報(bào)價(jià)等），本項(xiàng)目預(yù)算金額，根據(jù)單價(jià)（單位：元/頁(yè)（條），含加工費(fèi)、設(shè)備投入費(fèi)、管理費(fèi)、稅費(fèi)等一切費(fèi)用）及實(shí)際完成數(shù)字化加工檔案頁(yè)數(shù)計(jì)算。方案制作要求具有商務(wù)部分、技術(shù)部分、報(bào)價(jià)部分。

(二）本次征集活動(dòng)堅(jiān)持自愿參與原則，學(xué)院只支付設(shè)計(jì)費(fèi)給采用方案的應(yīng)征單位。學(xué)院采用方案應(yīng)征單位應(yīng)根據(jù)學(xué)院要求進(jìn)一步完善方案。各應(yīng)征單位提供的設(shè)計(jì)方案必須是原創(chuàng)單位，并保證提交的設(shè)計(jì)方案不會(huì)侵犯任何其他人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。若發(fā)生由此造成的任何糾紛，一切法律責(zé)任由應(yīng)征單位承擔(dān)。所有材料由我校收集保存，方案不退還提交單位。凡參加本次設(shè)計(jì)方案征集的單位均被視為同意并接受本聲明，無需書面或其他方式確認(rèn)。

五、本學(xué)院將進(jìn)行嚴(yán)格的評(píng)審審查，遴選出最佳方案。

六、報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)和聯(lián)系方式

（一）時(shí)間：2024年1月11日截止。

（二）地點(diǎn)：海南省文昌市文城鎮(zhèn)教育路178號(hào)海南外國(guó)語職業(yè)學(xué)院

（三）采用上門交件與郵寄方式（如需郵寄，郵寄時(shí)請(qǐng)聯(lián)系曾老師告知寄出時(shí)間等相關(guān)情況），將報(bào)名材料提交至海南外國(guó)語職業(yè)學(xué)院綜合樓三樓309室。郵寄地址：海南省文昌市教育路178號(hào)海南外國(guó)語職業(yè)學(xué)院檔案室。

聯(lián)系人：曾老師 ；電話：13976813800

海南外國(guó)語職業(yè)學(xué)院

2024年1月4日